blog.altran.es

El blog de innovación y tecnología de Altran España

Guía para tu metodología preventa

| 0 Comentarios

Las compañías de servicios de TI, como Altran, que gestionan servicios y proyectos, deben disponer de modelos y metodologías que cubran todo el ciclo de vida de los mismos, incluyendo la fase de propuesta o preventa.

La introducción de marcos metodológicos en la fase de preventa persigue los objetivos de:

  • Estandarizar el proceso de preventa en el que se definan responsabilidades, roles, actividades, entregables, controles y modelo de gestión y seguimiento.
  • Maximizar las opciones de adjudicación.
  • Proporcionar y asegurar los factores de éxito de las fases del ciclo de vida del servicio o proyecto.
  • Maximizar la calidad con la que se prestará el servicio o se ejecutará el proyecto.
  • Maximizar la eficiencia y rentabilidad.
  • Minimizar los riesgos, hipótesis y dependencias en la fase de preventa, definiendo planes de contingencia asociados.
  • Anticipar lo máximo posible y con el máximo detalle (aunque no se incorpore con el mismo detalle en la propuesta), durante la fase de preventa, los planes del ciclo de vida del servicio o del proyecto.

Una vez firmado el contrato es bastante difícil lograr acuerdos con el cliente y con terceros para activar cambios del plan del proyecto o del ciclo de vida del servicio (alcance, calendario, presupuesto, etc.) que requieran cambios en el contrato. Por lo que cuanto mejor sea la labor de estimación y planificación (de alcance, tiempo/calendario, esfuerzo/coste/presupuesto, calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisiciones y gestión de participantes) durante la fase de preventa, mejor será la ejecución del proyecto (incluyendo posible mantenimiento) o servicio.

Adicionalmente, la fase de preventa debe ser gestionada como un pequeño proyecto que está sujeto a requerimientos internos y externos, consume recursos, y proporciona productos (los cuales deben ser de máxima calidad para maximizar las opciones de contratación).

Los contenidos de este artículo son válidos para cualquier tipo de propuesta a nivel de enfoque, si bien para aquellas de gran magnitud, complejidad o criticidad el grado de desarrollo del proceso será más riguroso y requerirá mayor esfuerzo y tiempo.

La fase de preventa procesa la información y genera los entregables a 3 niveles:

1. Estratégico.

Asociado a la estrategia comercial de la compañía, división y/o área operativa. A este nivel se deberá tener en cuenta el portfolio de soluciones/competencias en las que se tengan factores diferenciales y competitivos. Este foco permite:

  • Predeterminar si las oportunidades comerciales son de interés o no.
  • Clarificar cómo y hacia dónde dirigir los esfuerzos comerciales.

A nivel estratégico es básico que la fuerza comercial de la compañía disponga de un modelo y plan de marketing/negocio que proporcione directrices claras de:

  • Focalización. Proporcionando:
    • Un porfolio de servicios/soluciones catalogado por rentabilidad y valor añadido.
    • Una matriz de alineamiento de servicios/soluciones con sectores/segmentos/clientes objetivo.
    • Una librería de material de marketing/ventas: catálogos, white papers de servicios / soluciones, showrooms, demos, “Laboratorio de Pruebas de Concepto”, etc.
  • Objetivos. Estableciendo objetivos de ventas a nivel de las oportunidades y alineamiento con el plan de marketing/negocio y con los objetivos corporativos:
    • Planificación de actividades de marketing/ventas.
    • Definición del proceso de contacto, prospección y acompañamiento de clientes objetivo.
    • Metas a cumplir en el tiempo.
    • Definición clara de “Producto/Servicio Ampliado” (valor añadido, factores diferenciales y competitivos).
  • Mecanismos. Descripción y guías de la estrategia de venta:
    • Planificación del proceso de venta.
    • Control, mediciones y mejora de la efectividad de ventas.
      • Cubriendo el proceso de preventa y contratación mediante controles de gobernanza, por ejemplo: “Bid Go/No-Go”, DARE, PAC.
      • Analizando tanto las ventas finalizadas con éxito como las que no han acabado en contratación (análisis “post-mortem”).
    • Presupuesto. Proporcionando herramientas y criterios para:
      • El ciclo de vida del presupuesto: proceso iterativo e incremental de la estimación y cálculo del presupuesto a lo largo del proceso de preventa, desde la estimación del ROM (Rough Order of Magnitude) inicial hasta el Business Case.
      • Generación del Cost Case. Incluyendo:
        • Costes tangibles: esfuerzo, contratación de terceros, HW, SW, etc. Utilización del modelo de “Cost of Ownership”.
        • Costes intangibles: riesgos, coste de oportunidad, etc.
      • Generación del Business Case. En el que se incluirán al “Cost Case” otros cálculos y estimaciones como:
        • Ahorros tanto del equipo de servicio/proyecto como del cliente.
        • Rentabilidad (margen operativo).
        • Ingresos (facturación y cualquier otro asociado).
        • Indicadores (por ej. Retorno de Inversión).

2. Táctico.

Determina el enfoque específico para cada acción comercial concreta a partir de la definición de la estrategia de la misma. A este nivel se contemplarán los siguientes elementos:

  • Diagnóstico: Determinando que la oportunidad existe, es posible ganarla y es atractiva/rentable. Para ello se realizarán las siguientes acciones:
    • Calificación de la oportunidad y de su viabilidad.
    • Determinación de los elementos de medición de la oportunidad.
    • Conocimiento y calificación del cliente.
    • Recursos con los cuales se cuenta para la preventa, asegurando conocimientos y competencias adecuadas para la oportunidad.
    • Enfoque / acompañamiento “psicológico” de la oportunidad. Utilización de tácticas de identificación de necesidades, objetivos, motivaciones y/o requerimientos de la oportunidad desde ópticas no tradicionales mediante técnicas como Design Thinking, en las que el componente de experiencia de usuario o emocional tiene una mayor influencia.
    • Investigación del presupuesto disponible del cliente, asociado a la oportunidad.
    • Definición del mapa de participantes (“Powermap”) y de la estrategia de comunicación/relación con ellos:
      • Identificación de los participantes a nivel de cliente, proveedor (Altran) y terceros. Para cada participante se identificará el rol y se calificarán aspectos como capacidad de influencia/decisión, percepción del proveedor y simpatía por el proveedor, facilidad de contacto/relación, personalización del mensaje, etc.
      • Identificación de los competidores en la oportunidad. Para cada competidor se identificará el nivel de incumbencia actual, el nivel de rivalidad a nivel de oportunidad y de mercado, análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) entre el proveedor (Altran) y los competidores principales, análisis comparativo de elementos diferenciadores y de valor añadido, capacidad de alianzas, etc.
    • Solución / Servicio Propuesto:
      • Definición de la información mínima a nivel de propuesta y de plan de proyecto/servicio para determinar si se procede a desarrollar una propuesta competitiva o no (punto de control de “Bid Go / No-Go”) con foco en:
        • Todos los elementos indicados anteriormente.
        • Riesgos, problemas y necesidades identificados y calificados/cuantificados.
        • Beneficios identificados y calificados/cuantificados.
        • Powermaps”, elementos de la oferta diferenciadores y estrategias de relación/comunicación (“Mindset Change Plan”).
      • Registro y catalogación de todo el material y evidencias del proceso de preventa generado a nivel táctico en los correspondientes repositorios corporativos.
    • Demostración de capacidades, competencias y valor añadido:
      • Identificación y preparación de demos, presentaciones de soporte.
      • Identificación de referencias (confirmables) y ejemplos de implantación de soluciones/prestación de Servicios.

3. Preparación de la Propuesta:

  • Cierre del plan del proceso de preventa
    • De acuerdo a la estrategia de preventa corporativa y para la oportunidad.
    • De acuerdo al plan de preventa para la oportunidad.
    • De acuerdo a la táctica definida para la oportunidad.
    • Actividades de planificación de la solución (proyecto/servicio) propuesta:
      • Creación del equipo de propuesta y realización del “Bid Kick-off”.
      • Creación y validación del material preliminar de planificación (Statement of Work o Project Charter, según convenga), cubriendo el enfoque de las principales áreas de estimación y planificación (alcance, tiempo/calendario, esfuerzo/coste/presupuesto, calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisiciones y gestión de participantes).
      • Foco en el análisis DAFO, potenciando oportunidades, fortalezas y propuesta de valor añadido.
    • Creación y validación del resumen ejecutivo.
  • Creación, aprobación y entrega de la propuesta
    • Realización del análisis del alcance y requerimientos de la solución o “Due Diligence” (para la preventa de servicios) para garantizar que se cubre adecuadamente la implementación de la solución mediante la propuesta entregada.
    • Completar, cuando corresponda, los ciclos de RFI (Request for Information), RFQ (Request for Quotation) y RFP (Request for Proposal) en base a la documentación entregada por el cliente (incluye los pliegos, Project Charter,).
    • Preparar el material de propuesta con una descripción suficiente de planificación de la ejecución del proyecto o del ciclo de vida del servicio (alcance, tiempo/calendario, esfuerzo/coste/presupuesto, calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisiciones y gestión de participantes) que permita reducir hasta un nivel aceptable y cuantificado las hipótesis, dependencias y riesgos.
    • Realizar revisiones del material de la propuesta por expertos de la compañía ajenos al proceso de preventa para obtener opinión experta acerca de la calidad de la propuesta (a nivel de contenidos y de forma/formato).
    • Completar los ciclos de gestión, revisión y gobernanza a nivel corporativo, en función de los criterios establecidos, antes de entregar la propuesta al cliente.
    • Registro y catalogación de todo el material y evidencias del proceso de preparación y aprobación de la propuesta en los correspondientes repositorios corporativos.
  • Defensa de la propuesta. A partir de las decisiones tácticas acordadas, se planificarán y ejecutarán (cuando sea posible) acciones de soporte y refuerzo de la propuesta con el cliente:
    • Demos y presentaciones de soporte.
    • Presentación de referencias (confirmables) y ejemplos de implantación de soluciones/prestación de servicios.
    • Visitas a instalaciones similares al entorno de ejecución del proyecto/servicio de la propuesta.
    • Pruebas de concepto (dependiendo del coste) o visitas a Showrooms/laboratorios de producto corporativos.
    • Planificación y realización de defensas de la propuesta ante el cliente.
    • IMPORTANTE: todas las acciones de este apartado deberán simularse y validarse previamente a nivel interno (equipo de propuesta y personal experto de la compañía) para maximizar las opciones de éxito en las sesiones de defensa ante el Cliente.

Buenas Prácticas:

El proceso de preventa debe disponer de una metodología que incluya guías, modelos, plantillas, ejemplos, políticas y normas. De todo este material metodológico se destacan las siguientes “Buenas Prácticas”, las cuales serán de aplicación en todos o en algunos de los niveles de gestión de la oportunidad (estratégico, táctico y preparación de la propuesta):

1) Disponibilidad de un sistema de gestión del conocimiento en el que se guarde y catalogue el material de soporte al proceso de preventa. En este repositorio se debería poder reutilizar el siguiente material:

  • Lecciones aprendidas y experiencias relevantes de proyectos y servicios en curso o completados. Incluye análisis “Post-mortem” de propuestas no ganadas.
  • Librería de material para Propuestas:
    • Ejemplos de propuestas.
    • Ejemplos de material de Statement of Work, Project Charter, RFI, RFQ, RFP.
    • Referencias de Proyectos y Servicios en curso o completados.
    • Descripción de Soluciones corporativas (estándares o personalizadas).
    • Demos, Pruebas de Concepto, material de Showroom.
    • Descripción corporativa, material de marketing y posicionamiento de la compañía.
    • Descripción de Procesos y Modelos metodológicos propios de referencia de:
      • Gestión de procesos y servicios
      • Ejecución del ciclo de vida de procesos y servicios.
      • Implantación de productos y soluciones corporativas.
  • Guías, modelos, ejemplos, políticas y normas del proceso de preventa.
  • Conjunto de Plantillas de material del proceso de preventa, como:
    • Propuesta, en diferentes formatos y catalogadas en función del tipo de solución (por ej.: Application Management, Infrastructure Management, Ingeniería, Consultoría, Implantación de soluciones/productos corporativos, etc.).
    • Material de soporte como:
      • Gestión de hipótesis, riesgos, dependencias, puntos abiertos.
      • Realización del análisis del alcance y requerimientos de la solución o “Due Diligence” (para la preventa de Servicios)
      • GAP análisis (entre definición de requerimientos de la oportunidad y las características de la solución propuesta).
      • Análisis DAFO.
      • Skill Matrix (o Matriz de Competencias y Conocimientos) para garantizar la disponibilidad de las personas más adecuadas para el proyecto/servicio propuesto.
      • Powermaps y matrices de responsabilidad (RASCI).
      • ROM, Cost Case, Business Case / Pricing Sheet.
      • Presentaciones de simulación de propuesta.
      • Plantillas de cualquier otro documento o entregable relevante de preparación de la propuesta y planificación preliminar de la solución a implementar.
      • Checklists de control y gobierno del proceso de preventa.

2) Aseguramiento de que el proceso de preventa completa todos los puntos de control/gobernanza, incluyendo los asociados a las siguientes actividades:

  1. Generación y revisión experta del modelo de costes y precios (Business Case / Pricing Sheet).
  2. Gestión integral de riesgos, hipótesis, dependencias y puntos abiertos.
  3. Revisión objetiva y experta del material de la propuesta, incluyendo como revisores personal experto ajeno a la misma.
  4. Preparación, simulación y validación de la defensa de la propuesta (cuando sea posible).
  5. Análisis DAFO riguroso y con foco en Oportunidades, Fortalezas y Valor Añadido y Diferencial.
  6. Asegurar la disponibilidad del equipo de proyecto/servicio (con las competencias y conocimientos requeridos, según Skill Matrix) para la fecha de inicio.
  7. Disponer de la aceptación del enfoque, plan y metodologías de ejecución del proyecto/prestación del servicio (Tradicionales, Ágiles/Colaborativas, Mixtas, etc.).
  8. Plan preliminar aprobado y actualizado de proyecto/servicio, con foco en la eliminación de hipótesis, dependencias y riesgos.
Víctor Torguet

Autor: Víctor Torguet

Transition & Transformation Manager y miembro de la Programs Innovation Office en Altran España. Experto en la gestión integral de proyectos, programas y servicios de TI.

Deja un comentario

Campos requeridos marcados con *.


Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.