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formación y gestión del conocimiento

La formación, una aliada para la gestión del conocimiento

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formacion gestion del conocimientoDiseñar un Plan de Formación para un colectivo de casi 3000 ingenieros que trabajan en sectores tan dispares como la aeronáutica, la energía, la salud, la automoción, las telecomunicación o la banca y los seguros puede parecer una tarea complicada. Sin embargo, si se dispone de los recursos necesarios, se vuelve relativamente asequible y se convierte en una gran aliada de la gestión del conocimiento.

Por exponer sólo algunos datos, en 2015 hemos organizado en Altran España cerca de 600 acciones formativas (algo más de 60.000 horas de formación) en las que han participado 2.075 personas lo que supone que prácticamente el 80% de la plantilla ha recibido alguna formación en el último año. En realidad, muchas de ellas han recibido varias pues se han registrado cerca de 7.000 matriculaciones.

Estas cifras podrían multiplicarse por 10 si consideramos el Grupo Altran en su conjunto, lo que da muestras del enorme esfuerzo que supone organizar el Plan de Formación en las grandes organizaciones. Sin embargo, mucho más complicado resulta dotar a este plan de un sentido que le haga convertirse en uno de los activos más valiosos para apoyar el desarrollo de la estrategia de la compañía.

La especialización

Una de las primeras decisiones que se han tomado en Altran para cumplir este ambicioso objetivo pasa por renunciar a las ventajas de una gestión centralizada de la formación en aras de una especialización, desde mi punto de vista, indispensable.

Así, el Plan de Formación se divide en tres áreas dirigidas y gestionadas por personal especializado:

  • Formación Técnica.
  • Desarrollo Personal y Habilidades.
  • Idiomas.

Y no es una mera cuestión de organización. Hay diferencias fundamentales en la concepción y diseño de las acciones formativas en cada una de estas áreas que aconsejan la participación de diferentes perfiles que aporten enfoques y aproximaciones diferenciados.

Así, mientras la formación en habilidades puede ser planificada a largo plazo y enfocada a diferentes colectivos en función de las necesidades de cada puesto de trabajo, la formación técnica suele tener un carácter más reactivo (y dinámico) pues debe responder de forma ágil a las constantes necesidades que surgen en las áreas de negocio y operaciones como consecuencia de la apertura de nuevos proyectos o la ampliación del porfolio de servicios con nuevas soluciones.

¿Formación interna o externa?

Otro aspecto fundamental a la hora de diseñar un buen Plan de Formación consiste en conseguir un correcto equilibrio entre la formación externa y la impartida por personal interno.

Contar con entidades externas para impartir la formación tiene evidentes ventajas en cuanto al ahorro de costes de gestión y la disponibilidad de recursos permitiendo, además, abarcar áreas en las que la empresa no dispone del conocimiento suficiente. Sin embargo, existen poderosas razones para no delegar toda la formación (me atrevería a decir que, ni siquiera, la mayor parte de ésta) a entidades externas.

En muchas ocasiones el conocimiento requerido es demasiado especializado y no es sencillo encontrar proveedores de formación capaces de contar en su plantilla (o entre su red de colaboradores) con formadores adecuados. ¿Cómo podrían encontrar personas capaces de formar a ingenieros que se encuentran trabajando en algunos de los proyectos más avanzados de empresas punteras en sectores como el aeronáutico, la automoción, la energía o el ferroviario?

En consecuencia, contar con formadores internos se convierte en una necesidad (en un “must” dirían los anglosajones) para empresas como Altran especializadas en el desarrollo de la I+D en sectores industriales.

Aclarar que, cuando hablo de “formadores internos”, no me refiero a personal contratado expresamente para realizar esta función sino a los propios expertos de la organización convertidos de forma temporal en formadores para difundir ese conocimiento que, seguramente, sólo ellos atesoran en sus cabezas.

La formación y la gestión del conocimiento

formación gestión del conocimientoPor supuesto, contratar formación externa en áreas en las que se carece del expertise suficiente es una forma evidente de promover la generación de nuevo conocimiento en el seno de la organización. Sin embargo, contar con la participación de formadores internos ofrece una serie de ventajas adicionales que resultan fundamentales para optar por este modelo de formación.

En primer lugar, el esfuerzo requerido para preparar la formación es una de las mejores maneras de capitalizar el conocimiento de un experto. Su experiencia queda así plasmada en un material formativo que, además de ser difundido a los alumnos en sesiones presenciales, puede quedar disponible para el resto de la organización a través del Sistema de Gestión del Conocimiento.

Además, las sesiones formativas son una buena manera de comenzar una colaboración entre personas que seguramente provengan de áreas diferentes de la organización asiladas hasta cierto punto.  Por poner un ejemplo, recientemente hemos impartido un curso sobre Arduino (esos mini-ordenadores que permiten lograr milagros tecnológicos por un coste casi despreciable) y tras terminar la formación, profesor y alumnos han propuesta en iDea (nuestra plataforma de Innovación) crear un grupo para trabajar juntos en el desarrollo de un dron capaz de seguir a un coche teledirigido basado en esta tecnología, idea que, por supuesto, ha sido aceptada para ser desarrollada en 2016.

Finalmente, el formador se convierte en un referente dentro de la compañía en su área lo que contribuye definitivamente a ofrecer un medio de reconocimiento más para garantizar la retención del mejor talento en la organización. Al menos así lo demuestran las cifras relativas a la rotación de los formadores internos de la organización, muy inferiores a las del resto de la plantilla.

Divulgar el conocimiento

Sea cual sea el formato de los contenidos de la formación impartida internamente, siempre es posible publicarlos en la Intranet Corporativa para ponerla a disposición del conjunto de la plantilla. Las formaciones se convierten así en un activo más de la compañía de un valor, en ocasiones, inapreciable.

Pero es posible ir más allá diseñando desde un principio estos contenidos formativos para poder ser ofrecidos mediante otros canales de comunicación.

En particular, contamos con la plataforma Altran Open Courses que permite ofrecer formación en formato MOOC (Massive Open Online Courses) para ampliar el alcance de cada acción formativa tanto en el tiempo como en los colectivos que pueden acceder a ella. Así es posible ofrecer una formación presencial con un número de asistentes muy limitado y luego replicarla Online para que puedan participar en ella un mayor número de personas incluyendo aquéllas que por su condición personal, familiar o profesional no pueden asistir en los horarios propuestos.

¿Formación presencial o a distancia?

Seguramente el rendimiento obtenido por los participantes en las sesiones formativas presenciales suela ser superior al de los que asisten a distancia u OnLine. Y digo “seguramente” porque los estudios que se han realizado durante los últimos 20 años en esta área no resultan concluyentes.

Podríamos decir que cada persona responde de manera diferente a cada modalidad de formación. Algunos necesitan el contacto directo con el formador; otros prefieren conectarse y evitar los desplazamientos pues son capaces de involucrarse sin problemas en la formación a distancia; algunos más optan por seguir la formación a su ritmo sin las presiones de horarios exigidas por las modalidades presenciales.

En nuestro caso, encontrar un horario para impartir formación adecuado para toda la plantilla es inviable. Por una parte, algunos profesionales se encuentran desplazados o deben cumplir con obligaciones en sus proyectos que les impiden asistir a la formación en el horario o las fechas propuestas. Por otra, existen personas con responsabilidades familiares o que tele-trabajan y no ven necesario desplazarse a la sede de la empresa para recibir la formación. Las mismas consideraciones afectan a los formadores cuando estos son miembros de plantilla pues también tienen obligaciones profesionales o personales.

Por este motivo, en Altran hemos optado por ofrecer el mayor número de alternativas posible:

  • Formación Presencial impartida en horario de mañana o tarde para permitir compatibilizar la asistencia con el resto de obligaciones profesionales
  • Tele-Asistencia disponible en la mayoría de las formaciones presenciales a través de sistema de audio-conferencia multipunto y trabajo compartido. Así es posible participar desde casa o el puesto de trabajo en una gran parte de las acciones formativas evitando desplazamientos y facilitando la conciliación familiar
  • Formación Online ofrecida a través de nuestra plataforma MOOC y de otras disponibles gracias a acuerdos con nuestros socios tecnológicos.

El resultado: en 2015 más del 55% de los alumnos han optado por recibir formación no-presencial.

¿Y los contenidos?

formación gestión del conocimientoPor muchas alternativas o herramientas que se ofrezcan, un Plan de Formación carece de valor si sus contenidos no responden a las necesidades reales de la compañía.

Por desgracia, en algunas organizaciones los planes de formación se diseñan con demasiada antelación y responden a necesidades (perdonadme la expresión) enlatadas seleccionadas más por las capacidades de las empresas externas contratadas que por las necesidades reales del negocio. Un poco de idiomas por aquí, algo de ofimática y, si trabajamos en software, los clásicos de Java o .Net.

Sin embargo, cuando hablamos de tecnología todo cambia constante y rápidamente. Lo que es novedoso se vuelve obsoleto en apenas unos meses; más en estos últimos tiempos en los que estamos asistiendo a la explosión del eco-sistema digital promovida por tecnologías como la Inteligencia Artificial, Big Data o Data Analytics, Drones, Vehículos Autónomos y Conectados, nuevos nano-materiales, Wearables, Sensores e Internet de las Cosas, Realidad Virtual o Aumentada o las Impresoras 3D (por poner sólo algunos ejemplos).

En consecuencia, se muestra fundamental diseñar un Plan de formación dinámico que se actualice con la máxima frecuencia (nosotros lo hacemos cada tres meses) y que beba de la mayor cantidad posible de fuentes.

Para diseñarlo, recurrimos a las siguientes:

  • Direcciones de Negocio, ofrecen una buena perspectiva de las demandas futuras de los clientes.
  • Direcciones de Operaciones, conocen a la perfección las competencias requeridas en los proyectos en curso y las necesidades en el corto plazo.
  • Dirección de I+D como fuente principal de tecnologías en las que la empresa deberá adquirir competencias en el medio plazo.

Contamos, además, con la Plataforma iDea y diferentes canales de comunicaciones a través de los cuáles cualquier empleado de la organización puede expresar sus necesidades de formación y proponer la ampliación del Plan de Formación.

Conclusión

Para diseñar un buen Plan de Formación considero fundamental:

  • La especialización de las personas encargadas de su diseño y organización
  • Ofrecer un buen balance entre la formación externa e interna buscando la colaboración de entidades externas donde se encuentren carencias en el conocimiento global de la organización y favoreciendo la participación de los propios trabajadores como formadores internos donde se requiera un conocimiento especializado o donde el expertise de la empresa resulte suficiente.
  • Aprovechar al máximo las oportunidades que la formación interna ofrece como herramienta para la gestión del conocimiento, el networking interno, la identificación de expertos y la retención del talento.
  • Ofrecer diferentes modalidades de participación en la formación: presencial, tele-asistencia u Online y promover la inclusión de nuevas metodologías formativas.
  • Construir el Plan de Formación a partir de las contribuciones de las diferentes áreas de la empresa (negocio, operaciones, I+D, soporte al negocio) y actualizarlo con la mayor frecuencia posible para asegurar su continuo alineamiento con la estrategia y las necesidades del negocio.

Dadas las limitaciones de espacio dejo en el tintero algunos aspectos seguramente igual de importantes como pueden ser la evaluación de la formación (tanto por parte de los alumnos como de los formadores y responsables), los criterios de aceptación, los procesos de certificación tecnológica, los itinerarios formativos, la aplicación de nuevas metodologías educativas o el uso de dispositivos móviles.

Espero poder abarcar estos temas en un futuro cercano y que, a pesar de tan notables ausencias, el presente artículo ofrezca una idea suficiente sobre la forma en que en Altran entendemos la formación, uno de los aspectos clave y diferenciadores en una empresa de nuestras características.

Sin embargo, no me resigno a terminar este artículo sin citar dos de esas grandes frases que, en opinión, definen a la perfección cómo debería entenderse la formación en una empresa:

“Sólo hay algo más caro que formar a una persona y que se marche, no hacerlo y que se quede” (Henry Ford)

“Forma bien a la gente para que puedan marcharse, trátales mejor para que no quieran hacerlo” (Richard Branson)

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